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黃岡中學關于進一步加強和改進檔案工作的意見

(2020年3月30日印發）

為了規范我校的檔案管理工作，使檔案更好地為學校各項工作提供服務，參照《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）《湖北省企業、科技事業單位目標管理考評辦法》《湖北省中小學校檔案管理暫行辦法》等文件，結合我校實際，特制定本意見。

第一章 檔案的形成與收集

第一條 學校下列文件材料應當納入收集范圍。學校在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；學校設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；學校承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；學校所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；學校向社會和個人征集的與學校有關的文件材料等。結合我校實際，在黃岡市檔案局相關科室的指導下，學校制定了《黃岡中學檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表（審定稿）》（附件一）?？紤]到檔案室收集的資料主要來自學校各個處室和三個年級，為了方便大家操作，學校檔案室對《審定稿》進行了分解，擬定了《各處室各年級檔案收集范圍》，為各處室、各年級收集整理上交檔案材料提供了任務和清單。

第二條  收集范圍。參照《各處室各年級檔案收集范圍》（附件二）。

第三條  收集方式。存檔材料為原件。與原件相對應的電子文件一并收集。目前學校還達不到電子文件歸檔的條件，現有的電子文件只能作為資料保存，文件真實性以紙質檔案為準。學校沒有OA系統（辦公自動化系統），只是通過WORD、EXCEL形成的文件，是不能作為電子檔案的，因為無法驗證是否與原件一致，但可以收集起來作為資料供參閱。學校給每個處室和年級配備檔案盒，處室主任和年級主任將收集的材料放到檔案盒里，由檔案員上門去取，無需送達。電子文件由各處室主任和年級主任傳送至郵箱369746089@qq.com。

第四條  收集時間。文書檔案應當在活動結束后立即移交。會計檔案應在財務部門存放一年后移交?；n案在項目竣工驗收后三個月內移交。儀器設備檔案在設備調試完畢后立即移交，確因工作需要的可復制留存。重大活動、重要會議、外出考察、音像、照片、電子、實物等檔案資料隨時移交。學校專職檔案員每周通過上門、打電話、QQ聊天等方式與各處室主任和各年級主任至少聯系一次。

第五條  各處室、各年級應依據歸檔范圍，按時認真做好文件材料的移交工作，履行登記手續，留存備查。

第六條  責任與落實。處室主任和年級主任是第一責任人，負責本處室或年級檔案收集和移交工作。年級可指派一名副主任負責協助主任做好本年級檔案工作。

第二章  檔案的整理與歸檔

第七條   文書檔案、聲像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三章  檔案的保管與保護

第八條  根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。

第九條  做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第十條  檔案工作人員應當每天監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第十一條  定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

第十二條  檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

第四章  檔案的利用與開發

第十三條  保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。

第十四條  積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編（比如歷年升學數字匯編、清北數據匯編等）、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽等多種形式，發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第五章  檔案的信息化建設

第十五條  學校要積極開展建設數字檔案室，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。在全部數字化的基礎上，逐步實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。